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企業の繁栄は「報連相」にかかっている

 企業は収益を出していくために色々な工夫をします。管理責任者がその成果を出していくためには、「報連相(ほうれんそう)」が重要な役割を果たします。「報連相」とは、「報告・連絡・相談」の略で、企業の繁栄は「報告・連絡・相談」にあるといっても過言ではありません。
 本コラムでは、とくに営業部門・チームの強化という視点から、この「報連相」を解説していきます。
 1.何人くらいの部下が適当か
 2.情報伝達ルートはどうすればよいか


3.「ほうれん草ノート」を活用する

 部下に仕事を依頼したのに完了の報告がなかったり、指示をした本人が指示したこと自体を忘れてしまったりすることはないでしょうか。
 報告をしないほうが悪いのか、チェックをしないほうが悪いのか、判断の難しいところです。ただ、確実に言えることは、そのままにしておくと部下も「それでよい」と思うようになります。それではチームを強くすることはできません。
 「報告、連絡、相談」を確実にしていくために、業務の依頼事など日々の確認が必要な内容のものについては、それを管理する専用のノートの活用をおすすめします。

 名付けて「ほうれん草ノート」。
 やることは簡単です。指示(依頼)をした人が、その内容を書き込むだけです。

  「日付(必要なら時間も)」
  「誰に(担当者名)」
  「何を(依頼内容)」
  「いつまでに(締切・納期)」

 内容をきっちり細かく書く必要はありません。自分が分かれば略字で十分です。
 きりをよくするために、1つの指示ごとに下に線を引いて区切ります。報告を受けて完了したものは、×印をつけて消します。×印がないのが、未報告ということです。


【図 「ほうれん草ノート」のイメージ】
horennso1.jpg


 メモ用紙のみで指示を行うケースも多く見られますが、これは極力やめてください。なくしてしまいチェックできなくなる可能性が高いからです。

 「報告、連絡、相談」をより徹底するためには、部下が出社・退社をする際、必ず近くに来て挨拶をするように習慣づけを行います。そのときにノートを確認することで、未報告の問題は、ほぼ無くすことができます。
(高澤 彰)
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