企業の繁栄は「報連相」にかかっている

　企業は収益を出していくために色々な工夫をします。管理責任者がその成果を出していくためには、「報連相（ほうれんそう）」が重要な役割を果たします。「報連相」とは、「報告・連絡・相談」の略で、企業の繁栄は「報告・連絡・相談」にあるといっても過言ではありません。
　本コラムでは、とくに営業部門・チームの強化という視点から、この「報連相」を解説していきます。
　１．何人くらいの部下が適当か
　２．情報伝達ルートはどうすればよいか



　部下に仕事を依頼したのに完了の報告がなかったり、指示をした本人が指示したこと自体を忘れてしまったりすることはないでしょうか。
　報告をしないほうが悪いのか、チェックをしないほうが悪いのか、判断の難しいところです。ただ、確実に言えることは、そのままにしておくと部下も「それでよい」と思うようになります。それではチームを強くすることはできません。

　「報告、連絡、相談」を確実にしていくために、業務の依頼事など日々の確認が必要な内容のものについては、それを管理する専用のノートの活用をおすすめします。

　名付けて「ほうれん草ノート」。
　やることは簡単です。指示（依頼）をした人が、その内容を書き込むだけです。

　　「日付（必要なら時間も）」
　　「誰に（担当者名）」
　　「何を（依頼内容）」
　　「いつまでに（締切・納期）」

　内容をきっちり細かく書く必要はありません。自分が分かれば略字で十分です。
　きりをよくするために、１つの指示ごとに下に線を引いて区切ります。報告を受けて完了したものは、×印をつけて消します。×印がないのが、未報告ということです。


【図　「ほうれん草ノート」のイメージ】



　「報告、連絡、相談」をより徹底するためには、部下が出社・退社をする際、必ず近くに来て挨拶をするように習慣づけを行います。そのときにノートを確認することで、未報告の問題は、ほぼ無くすことができます。

企業の繁栄は「報連相」にかかっている

　企業は収益を出していくために色々な工夫をします。管理責任者がその成果を出していくためには、「報連相（ほうれんそう）」が重要な役割を果たします。「報連相」とは、「報告・連絡・相談」の略で、企業の繁栄は「報告・連絡・相談」にあるといっても過言ではありません。
　本コラムでは、とくに営業部門・チームの強化という視点から、この「報連相」を解説していきます。

１．何人くらいの部下が適当か　　（前回解説）

２．情報伝達ルートはどうすればよいか

　組織内のメンバーは、常に特定の１人の上司からだけ命令を受けるようにします。各メンバーからすると必ず１人の上司から命令や指示を受け、そのフードバックとして「報連相」を行うという関係性になります。
　 「命令の出どころを１つにする」。これが守られないと、組織として統一的な行動の維持が困難となります。指示命令系統が明確でなければ、誰が誰の言うこと を聞いてよいかわからなくなるからです。そういう事態を防ぐためには、組織図などを作って命令の流れを分かりやすくすることが必要です。

　ＡとＢ の2つの部署があった場合、Ａの部署のメンバーがＢの部署のメンバーに指示や命令をすればおかしなことになります。下手すれば組織の秩序の崩壊にもつなが りかねません。良かれと思って手伝ったり、アドバイスをすることも、状況によっては越権行為と取られかねないので気をつけましょう。

　また、分か らないことを分からない人同士が相談して対応を決めている状況を目にすることがあります。上司から受けた指示について迷った場合に、聞きやすい仲間内で確 認したりします。上司の意図と仲間の考えが同じであるとは限りませんので、分からない場合は、必ず分かる人（指示を出した本人あるいは社歴の長い先輩等） に確認を取りましょう。

企業の繁栄は「報連相」にかかっている
 
　企業は収益を出していくために色々な工夫をします。管理責任者がその成果を出していくためには、「報連相（ほうれんそう）」が重要な役割を果たします。「報連相」とは、「報告・連絡・相談」の略で、企業の繁栄は「報告・連絡・相談」にあるといっても過言ではありません。
　本コラムでは、とくに営業部門・チームの強化という視点から、この「報連相」を解説していきます。

　例えば、営業マネージャーであれば、次のことが見えてきます。
　担当部署 の営業テリトリーにおける、市場動向や流通動向（顧客、競合、仕入先）を、リアルタイムでおさえておく必要があります。それに対応して、各営業担当者の １ヵ月、週間、当日の行動予定を照らし合わせながら、現場でのより精度の高い展開に結びつけることができるからです。

　製造現場などで日々行われている定型的な作業の場合、現場責任者は、当日の計画を確認後、役割を振り分け、指示を出します。生産状況、仕掛かり状況など進捗度合いを確認しながら、トラブルなどがあれば都度対応をしていきます。
 
１．何人くらいの部下が適当か
 
　それでは、1人の管理者は何人くらいの部下を見ることができるでしょうか。その数には限りがあります。

　複雑な作業を実施している場合は、５～７人程度と言われています。複雑な作業とは、状況対応で指示を出すことが求められる場合や、決まったパターンの仕事でない場合などがあてはまります。対象が管理職である場合や、前述の営業などの場合が想定できます。
　また、単純作業の場合で15～30人程度と言われています。単純作業とは、それぞれが同じ作業を行うなどの場合です。前述の製造現場などがあてはまります。

　仕事の内容によって、実際の部下の数を意識してすすめて行きましょう。